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Digitale Zusammenarbeit & Home Office - aber wie?

  

Wir teilen unser Top-Tools für einen kurzfristigen Umzug ins Home-Office. So können Sie Ihren Betrieb und den Workflow Ihrer Mitarbeiter weiterhin aufrechterhalten.

Die aktuelle Situation stellt viele Unternehmen und ihre Mitarbeiter auf die Probe. Soziale Kontakte sollen weitestgehend vermieden werden und auch das Zusammentreffen im Büro muss entfallen. Unternehmen stehen vor der Herausforderung, schnellstmöglich Voraussetzungen zu schaffen, durch die der Betrieb weiterhin aufrecht erhalten werden kann. Digitale Prozesse und die Umstellung auf das Arbeiten im Home Office sind für viele Unternehmen noch Neuland. Oft mangelt es an nützlichen Tools, die trotz räumlicher Distanz eine einwandfreie Zusammenarbeit ermöglichen können. 

 

Da unser Team von DNN-Marketing von Beginn an digital zusammenarbeitet, haben wir in diesem Bereich wertvolle Erfahrungen sammeln können und wissen,  wie eine gute Zusammenarbeit gelingen kann. Um Sie dabei zu unterstützen, kurzfristig Ihre Unternehmensprozesse aufrecht zu erhalten, Umsätze zu stabilisieren und Arbeitsplätze zu sichern, stellen wir Ihnen im Folgenden nützliche Online-Dienste und Tools vor:

Dateiablage und Zusammenarbeit: Google

Google-Drive
Google-Drive ist ein Cloud-Speicher, in dem Dokumente abgelegt und gesichert werden können. Dabei kann es sich sowohl um Bilder oder Word-Dokumente, als auch PDF-, Excel- oder Präsentationsdateien handeln. Durch die Freigabe-Funktion können die Dateien anderen Abteilungen oder Personen zur Verfügung gestellt und gemeinsam bearbeitet werden.

Google-Hangouts
Hangouts ermöglicht einfache Kommunikation innerhalb des Teams. Über die Chat-Funktion können wichtige Informationen und Dateien unkompliziert mit einzelnen Personen oder innerhalb einer Gruppe ausgetauscht werden. 

Google-Kalender
Die Kalenderfunktion kann nicht nur genutzt werden, um den Überblick über die eigenen Termine und To-do’s zu behalten. Darüber hinaus ist es möglich, den eigenen Kalender für Andere freizugeben. Wann ist welcher Mitarbeiter verfügbar, wo befinden sich die einzelnen Mitarbeiter und wann wurden Termine eingeplant? All diese Fragen können mit dem Google-Kalender schnell und einfach geklärt werden.

Was ist dafür nötig?
Für die Nutzung der Google Dienste ist nur die Einrichtung einer Google Mail-Adresse notwendig. Alle Dienste können kostenlos genutzt werden. Anmeldung unter: https://accounts.google.com/signup/v2/webcreateaccount?flowName=GlifWebSignIn&flowEntry=SignUp

Organisation & Management: Trello

Sie stehen vor der Herausforderung, Ihre Mitarbeiter oder Ihr Team aus der Ferne zu organisieren, Aufgaben zu verwalten und wichtige Fristen einzuhalten? Dann empfehlen wir Ihnen das Online-Tool Trello. Über kleine Boards können Sie verschiedene Personen und Teams organisieren, Aufgaben verteilen und Fälligkeiten einstellen. Auch die Integration anderer Tools wie z.B. Google-Drive ist problemlos möglich.

Was ist dafür nötig?
Die Anmeldung und Einrichtung sind kinderleicht und nach nur wenigen Klicks ist Trello einsatzbereit, um Sie direkt bei der digitalen Zusammenarbeit zu unterstützen.
Sie können sich kostenlos unter: https://trello.com/signup anmelden.

Kommunikation (intern und extern) per Video und/oder Chat: Go-to-Meeting

Team-Meetings und Kundentermine, die bisher persönlich stattgefunden haben, müssen nicht entfallen. Um diese Termine weiterhin wahrnehmen zu können, empfiehlt sich die Nutzung von Tools, die Telefonkonferenzen, Videochats und Bildschirmübertragung ermöglichen.

Ein zuverlässiges Tool, das wir dafür seit Jahren nutzen, ist Go-to-Meeting. Über das Programm können Sie virtuelle Meetings oder Telefonkonferenzen abhalten, zu denen sich mehrere Personen von ihrem jeweiligen Arbeitsplatz aus zuschalten können. Durch die Möglichkeit der Bildschirmübertragung wird gewährleistet, dass alle Teilnehmer das gleiche Dokument vor Augen haben.

Was ist dafür nötig?
Die Basic-Variante ist kostenlos. Sie können sich unter www.go-to-meeting.de einfach anmelden.

Mobile Arbeitszeiterfassung: clockin

In vielen Unternehmen werden die Arbeitszeiten der Mitarbeiter üblicherweise mittels Chipkarte im Büro erfasst. Mit clockin können wir Ihnen eine Anwendung empfehlen, mit der Ihre Mitarbeiter die Arbeitszeiten auch außerhalb des Unternehmens per App oder Tablet erfassen können.  Die Zeiten können Sie über den Browser Ihres Computers abrufen und behalten so stets den Überblick über geleistete Stunden.

Was ist dafür nötig?
Unter folgendem Link können Sie sich zunächst für eine kostenfreie Testphase registrieren: https://register.clockin.de/. Danach haben Sie die Möglichkeit, die Anwendung für einen geringen monatlichen Betrag weiterhin zu nutzen.

DNN hilft bei Einrichtung und Anwendung

Sollten Sie noch weitere Fragen zu den einzelnen Anwendungen haben oder Hilfe bei der Einrichtung der Tools benötigen, stehen wir Ihnen selbstverständlich gerne zur Verfügung. Gemeinsam sorgen wir dafür, dass der digitalen Zusammenarbeit in Ihrem Unternehmen nichts mehr im Wege steht. Wir lassen Sie nicht im Stich!

Ihr Ansprechpartner zu diesem Thema

Benedikt Dreier 

 benedikt.dreier@dnn-marketing.de
 +49 251 9782 4200 00

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